ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЙ 7
1.1. Общая характеристика документооборота предприятий 7
1.1.1. Место и роль документов в учреждении 7
1.1.2. Назначение, виды и формы документов управления 8
1.1.3. Виды систем делопроизводства 11
1.1.4. Организация и осуществление документооборота 12
1.1.5. Законодательное регулирование современного делопроизводства 18
1.2. Информационные технологии, как средство повышения эффективности делопроизводства 22
1.3. Виды систем автоматизации документооборота 27
1.3.1. Основные подходы к автоматизации документооборота 27
1.3.2. Критерии выбора платформы автоматизации документооборота 29
Глава 2. Анализ системы делопроизводства МКС – филиала ОАО «МОЭСК» 41
2.1. Система делопроизводства энергетической компании МКС–филиала ОАО «МОЭСК» 41
2.1.1. Общая характеристика Общества 41
2.1.2. Организация отдела документационного обеспечения Общества 44
2.2. Анализ существующей системы делопроизводства и предложения по ее улучшению 47
2.3. Совершенствование документационного обеспечения МКС – филиала ОАО «МОЭСК» 63
ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 67
3.1. Задачи автоматизации процесса делопроизводства МКС – филиала ОАО «МОЭСК» 67
3.2. Требования к системе автоматического документирования для внедрения в МКС – филиале ОАО «МОЭСК» 72
3.3. Подбор системы электронного документооборота для МКС – филиала ОАО «МОЭСК» 80
3.4. Эффективность от внедрения автоматизации документооборота 95
3.4.1. Расчёт стоимости внедрения CompanyMedia 95
3.4.2. Расчёт возврата от инвестиций 97
3.4.3. Расчёт периода возврата инвестиционных вложений 100
3.4.4. Расчёт роста производительности труда 101
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 105
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 107
Приложение 1 110
Положение о комиссии по проведению экспертизы 110
Приложение 2 114
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Сегодня задачи упорядочения и регламентации работы с документами на электронных носителях становятся все более актуальными. Эти задачи по-разному решаются в организациях, все более широким становится рынок информационных продуктов и услуг, и все более разнообразными и различными по качеству становятся предлагаемые программные средства и информационные технологии. На наш взгляд, в настоящее время для государства назрела необходимость оценить сложившуюся практику и сформировать основные максимальные требования к информационно-документационным системам, применяемым в управлении, поставить задачу унификации межведомственного электронного документооборота, предпринять усилия по решению вопросов атрибутирования и использования электронных документов в практике управления.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Цель дипломной работы состоит в выработке предложений по автоматизации документооборота предприятия.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
• рассмотрение теоретических основ современного документооборота компании;
• изучение функций, задач, основных видов деятельности компании;
• рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МКС – филиала ОАО «МОЭСК»;
• изучение организации работы службы документационного обеспечения управления компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
• разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
• внесение предложений по автоматизации документооборота предприятия.
Предметом является совершенствование документооборота.
Объектом исследования выступает МКС – филиал ОАО «МОЭСК».
Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.
В первой главе рассмотрены теоретические аспекты современной системы документооборота и виды систем автоматизации документационного обеспечения управления;
Во второй главе проанализирован документооборот МКС – филиала ОАО «МОЭСК» и даны рекомендации по её улучшению;
Третья глава работы посвящена возможности внедрения автоматизации документооборота в МКС – филиале ОАО «МОЭСК», проведен подбор системы автоматизации и рассмотрена эффективность её внедрения.
В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.
Источниками для написания работы послужили Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению. При написании дипломной работы были использованы исследования авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и других.
В процессе подготовки дипломной работы также использовались многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот предприятия», источниками для написания дипломной работы явились нормативные материалы МКС – филиала ОАО «МОЭСК»: Устав компании; должностные инструкции сотрудников; приказы и указания руководства, документы, регламентирующие документационное обеспечение управления.
На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.
Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
При разработке проекта по рационализации документирования управленческой деятельности рассматриваемой организации мы прибегли к внедрению системы автоматизации и электронного документооборота CompanyMedia. При этом данная модель документирования, в отличие от прежней, позволяет экономить временные, трудовые, материальные ресурсы; способствует пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, ритмичности прохождения документов, что соответствует принципам рационализации процессов; в целом способствует успешному управлению организацией.
Также в ходе исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, мы произвели оценку предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности МКС – филиала ОАО «МОЭСК», выражающуюся в расчетах экономической и производительной эффективности, периода возврата инвестиционных вложений. Результаты этих расчётов явились основанием для подтверждения выдвинутой на начальном этапе гипотезы и соответствии полученных результатов заявленным требованиям, обусловленным темой исследования.
Сделанные в ходе проведения исследования выводы имеют несомненную практическую значимость. Следование выявленным способам решения поставленной проблемы предоставляет возможность дать оценку эффективности документирования управленческой деятельности в сравнении «до» и «после»; выявить функциональные звенья в цепи делового взаимодействия, наиболее нуждающиеся в модернизации; четко определить каналы обработки информационных ресурсов.
С точки зрения теоретической значимости принятие во внимание полученных выводов даёт аппарату управления знание и понимание механизма эффективного ведения работы с документированной информацией и, как следствие, пути снижения инертности организации и возрастания её мощи с учётом передовых технологий.