Введение
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.2.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и её описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.1. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
2.2.2. Характеристики нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.4. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета
2.3.4. Описание программных модулей
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Список используемой литературы
Приложение
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
В настоящее время информационные системы используются повсеместно. Они стали неотъемлемой частью большинства рабочих процессов. Их внедрение приводит к улучшению качества продукции, ускорению обработки информации, уменьшению трудовых и экономических затрат.
В функции систем учета документов службы ДОУ входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в организации Положение о делопроизводстве.
Документы хранятся в бумажном виде в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр.
Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и т. д. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию [2].
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
Делопроизводство - это работа с документацией, т.е. оформление, прием, заполнение и другие операции, производимые с документами, а также обновление и контроль документов организации.
Обязательный для любой организации, независимо от профиля и масштаба, минимум документов определен законом. Например, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые подтвердят правоспособность организации, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.
Автоматизация делопроизводства с каждым годом все более упрочивает свои позиции в отрасли систем автоматизации. Наличие четко налаженной системы автоматизации делопроизводства указывает на процветание предприятия, его полную подконтрольность, на наличие дисциплинированного и профессионально подготовленного персонала.
Автоматизация делопроизводства и использование системы электронного документооборота - первый шаг на пути к модернизации управления предприятием и улучшению рабочего процесса.
Современное положение вещей в различных предприятиях таково, что автоматизация делопроизводства стала одной из неотъемлемых частей их повседневной работы. Системы электронного документооборота, в данном контексте, призваны сделать работу с документами максимально упорядоченной.
Системы электронного документооборота имеют вполне конкретное назначение: они должны повысить эффективность работы с документами любых работников предприятия, ускорить рутинные процессы, связанные с документооборотом, а также наладить организацию и контроль деловых процессов.
Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы сотрудников и руководителей, упрощает их взаимодействие. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех деятельности в целом.
Объектом исследования дипломного проекта является ООО «Алекс».
Предметом исследования являлись операции, связанные с управлением документопотоками, а именно контроль исполнения документов организации исполнителями, передача документов в архив после исполнения, поиск документов находящихся на контроле, формирование документов отчетности.
С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная экономическая информационная система [6].
Целью дипломного проекта является разработка автоматизированного рабочего места сотрудника ДОУ для ООО «Алекс».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
охарактеризовать и проанализировать деятельность ООО «Алекс»;
рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
анализ существующих решений автоматизации документооборота;
провести обоснование проектных решений;
разработать проект автоматизации;
рассмотреть информационное обеспечение автоматизации документального обеспечения управления;
рассмотреть программное обеспечение автоматизации документального обеспечения управления;
рассмотреть технологическое обеспечение автоматизации документального обеспечения управления;
разработать программную реализацию АРМ сотрудника ДОУ для ООО «Алекс»
рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
Методы исследования:
анализ деятельности организации и выявления области автоматизации;
анализ литературы, учебников и пособий по разработке ИС и ПО;
изучение литературы по оценке эффективности внедрения и продвижения информационных систем.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Объектом исследования дипломного проекта являлся ООО «Алекс».
Предметом исследования – операции связанные с управлением документами, регистрация документов на контроль и передача их в архив (снятие с контроля).
Целью данного исследования являлась разработка АРМ сотрудника ДОУ для ООО «Алекс».
В результате дипломного проектирования были решены следующие задачи:
Рассмотрена организационная структура ООО «Алекс»;
Проведен анализ деятельности ООО «Алекс»;
На основе анализа функционирования объекта исследования выявлены недостатки в технологии бумажного документооборота в модели «как есть» и разработана функциональная модель рациональной организации процессов «как должно быть»;
Выявлено место создаваемой системы и область автоматизации;
Выполнен обзор готовых решений, рассмотрена технология автоматизации и выбраны инструменты для реализации информационной системы;
выбраны технические средства, информационное обеспечение и программное обеспечение проекта;
разработана информационная модель информационной системы;
построена диаграмма сущность связь БД;
выполнена физическая реализация АРМ сотрудника ДОУ для ООО «Алекс»;
рассмотрены методы оценки эффективности внедрения АРМ и рассчитан экономический эффект от внедрения.
Разработанное АРМ удовлетворяет всем требованиям, поставленным на этапе постановки задачи. Разработанное АРМ была протестирована и может быть успешно внедрена в структуру информационного пространства ООО «Алекс».
На основании полученных показателей эффективности, можно сделать вывод, что АРМ сотрудника ДОУ для ООО «Алекс» является рентабельным.
Результатом проектирования является АРМ сотрудника ДОУ для ООО «Алекс», которое имеет архитектуру файл-сервер, функционирует в многопользовательском режиме.