Автоматизация делопроизводства в "Гипротранспуть"-филиал ОАО "Росжелдорпроект".

Автоматизация делопроизводства в "Гипротранспуть"-филиал ОАО "Росжелдорпроект".

Тип работы: 
Курсовая
Предмет: Автоматизирование ИС
Год выполнения: 
2012
Объем: 
168
Цена: 
7 000руб.
№ работы: 1374
Дополнительная информация: 
С приложением.

Введение 6
I Аналитическая часть 7
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 7
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 7
1.1.2. Организационная структура управления предприятием 9
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия 10
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 10
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 11
Инженерные изыскания 11
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 14
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 16
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 17
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 18
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 18
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 19
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 19
1.4. Обоснование проектных решений 20
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 20
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению 21
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 22
II Проектная часть 24
2.1. Разработка проекта автоматизации 24
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 24
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 26
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 26
2.2. Информационное обеспечение задачи 27
2.2.1. Информационная модель и её описание 27
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 29
2.2.3. Характеристика результатной информации 31
2.3. Программное обеспечение задачи 33
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 33
2.3.2. Характеристика базы данных 33
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 37
2.3.4. Описание программных модулей 39
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание 40
III Обоснование экономической эффективности проекта 42
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 42
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 44
Заключение 50
Список литературы 51
2.Авдошин С.М., Песоцкая Е.Ю. Информатизация бизнеса. Управление рисками: учебник. Изд-во: ДМК Пресс, 2011 г.176 с. 51
3.Аверченков В.И. Аудит информационной безопасности: учебное пособие для вузов. Изд-во: Флинта, 2011 г. 269 с. 51
4.Аверченков В.И., Лозбинев Ф.Ю., Тищенко А.А.Информационные системы в производстве и экономике: учебное пособие. Изд-во: Флинта, 2011 г. 274 с. 51
14.Гусева Е.Н., Ефимова И.Ю., Коробков Р.И., Коробкова К.В., Мовчан И.Н., Савельева Л.А. Информатика: учебное пособие. Изд-во: Флинта, 2011 г.260 с. 51
15.Долгов А.И. Алгоритмизация прикладных задач: учебное пособие. Изд-во: Флинта, 2011 г. 136 с. 51
19.Исаев Г.Н. Информационные технологии: учебное пособие. Изд-во: Омега-Л, 2012 г. 464 с. 51
28.Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебник. Изд-во: Дашков и К, 2012 г.394 с. 51
31.Чекмарев Ю.В., Кашина И.А., Кашин В.К., Нечаев Д.Ю.Автоматизация процессов обработки информации в статистике: учебное пособие. Изд-во: ДМК Пресс, 2012 г., 199 с. 51
Приложение 1 52
Приложение 2 56
Приложение 3 70

Управление организацией любого типа, будь то крупное предприятие или мелкая фирма, связано с переработкой большого потока информации и принятием на ее основе оперативных и перспективных решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
Наиболее трудоемкими являются процессы, связанные с обработкой документов – сбор, накопление, преобразование, отображение, хранение, передача и вывод. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала позволяет система электронного документооборота. Практически все современные виды деятельности человека немыслимы без использования современных информационных средств, компьютерных технологий.
В настоящее время информационные системы используются повсеместно. Они стали неотъемлемой частью большинства рабочих процессов. Их внедрение приводит к улучшению качества продукции, ускорению обработки информации, уменьшению трудовых и экономических затрат.
В функции систем электронного документооборота входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации. Документы хранятся в бумажном виде в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и т. д. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию [2].
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
Делопроизводство - это работа с документацией, т.е. оформление, прием, заполнение и другие операции, производимые с документами, а также обновление и контроль документов организации.
Автоматизация делопроизводства с каждым годом все более упрочивает свои позиции в отрасли систем автоматизации. Наличие четко налаженной системы автоматизации делопроизводства указывает на процветание предприятия, его полную подконтрольность, на наличие дисциплинированного и профессионально подготовленного персонала.
Современное положение вещей в различных предприятиях таково, что автоматизация делопроизводства стала одной из неотъемлемых частей их повседневной работы. Системы электронного документооборота, в данном контексте, призваны сделать работу с документами максимально упорядоченной.
Системы электронного документооборота имеют вполне конкретное назначение: они должны повысить эффективность работы с документами любых работников предприятия, ускорить рутинные процессы, связанные с документооборотом, а также наладить организацию и контроль деловых процессов.
Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы сотрудников и руководителей, упрощает их взаимодействие. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Особенно важно управление документацией, если руководство или структурные подразделения находятся на большом территориальном удалении друг от друга.
Например, центральный аппарат находится в одном городе, а филиалы расположены в других городах. Такая организационная структура присуща ОАО «Росжелдорпроект» и его филиалам, а это – 22 проектно-изыскательских института, которые распределены по всей территории России. Но, несмотря на удаление, друг от друга они должны быстро получать и обмениваться достоверной информацией.
Объектом исследования дипломного проекта является Институт Гипротранспуть – филиал ОАО «Росжелдорпроект».
Предметом исследования являются операции, связанные с управлением документопотоками, а именно регистрация входящих и исходящих документов, внутренняя пересылка документов, формирование документов отчетности.
С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить система электронного документооборота[6].
Целью дипломного проекта является разработка системы электронного документооборота для Института Гипротранспуть.
Данная система должна упростить документооборот, и убрать недостатки, присущие использованию документов на бумажных носителях. Конечно, идея о полностью безбумажном документообороте утопична, но ее реализация возможна в будущем. Поэтому необходимо стремиться к сокращению использования бумажных документов, хотя бы с экологической точки зрения.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
охарактеризовать и проанализировать деятельность Института Гипротранспуть;
рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
выполнить анализ существующих решений автоматизации документооборота;
провести обоснование проектных решений;
разработать проект автоматизации;
рассмотреть информационное обеспечение автоматизации документального обеспечения управления;
рассмотреть программное обеспечение автоматизации документального обеспечения управления;
рассмотреть технологическое обеспечение автоматизации документального обеспечения управления;
разработать программную реализацию системы электронного документооборота для Института Гипротранспуть.
рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
Методы исследования:
анализ деятельности организации и выявления области автоматизации;
анализ литературы, учебников и пособий по разработке ИС и ПО;
изучение литературы по оценке эффективности внедрения и продвижения информационных систем.


В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Объектом исследования дипломного проекта являлся Институт Гипротранспуть.
Предметом исследования – операции связанные с управлением документопотока, регистрация входящей, исходящей и внутренней документации.
Целью данного исследования являлась разработка СЭД для Института Гипротранспуть.
В результате дипломного проектирования были решены следующие задачи:
Рассмотрена организационная структура Институт Гипротранспуть;
Проведен анализ деятельности Институт Гипротранспуть;
На основе анализа функционирования объекта исследования выявлены недостатки в технологии бумажного документооборота в модели «как есть» и разработана функциональная модель рациональной организации процессов «как должно быть»;
Выявлено место создаваемой системы и область автоматизации;
Выполнен обзор готовых решений, рассмотрена технология автоматизации и выбраны инструменты для реализации информационной системы;
выбраны технические средства, информационное обеспечение и программное обеспечение проекта;
разработана информационная модель информационной системы;
построена диаграмма сущность связь БД;
выполнена физическая реализация СЭД для Институт Гипротранспуть;
рассмотрены методы оценки эффективности внедрения СЭД и рассчитан экономический эффект от внедрения.
Разработанная СЭД удовлетворяет всем требованиям, поставленным на этапе постановки задачи. Разработанная СЭД была протестирована и может быть успешно внедрена в структуру информационного пространства Институт Гипротранспуть.
На основании полученных показателей эффективности, можно сделать вывод, что СЭД для Институт Гипротранспуть является рентабельным.
Результатом проектирования является СЭД для Институт Гипротранспуть, которое имеет архитектуру файл-сервер, функционирует в многопользовательском режиме. В дальнейшем планируется, что система электронного документооборота будет развиваться и дополняться новой функциональностью.

Автоматизация делопроизводства в "Гипротранспуть"-филиал ОАО "Росжелдорпроект".
+7

Вертикальные вкладки